Le suivi d'activité avec Egroupware

eGroupWare (site officiel) est un logiciel collaboratif professionnel libre qui permet de gérer des contacts, des rendez-vous, des tâches, et d'autres informations utiles au sein d'un groupe de travail.

eGroupWare est conçu nativement pour fonctionner avec une interface web qui vous permet d'accéder à vos données de n'importe quelle plate-forme. Vous avez le choix d'accéder au serveur eGroupWare avec votre logiciel préféré (Kontact, Evolution, Outlook) ainsi qu'avec une gamme vaste et grandissante de téléphones portables ou de PDA, grâce au protocole de transfert de données SyncML.

Le serveur aura des performances optimales sur une plate-forme d'exploitation linux™, mais peut être installé sur d'autres systèmes. Du côté client, un simple navigateur web tel que Firefox, Konqueror, Safari ou Internet Explorer est suffisant, facilitant le déploiement du logiciel et sa configuration.

Pour une liste complète des caractéristiques fonctionnelles, nous vous encourageons à visiter le site qui sponsorise ce projet libre et très actif. Le site mentionne de nombreuses références, entreprises et collectivités territoriales qui ont choisi cette solution pour leur besoin de collaboration et de workflow.

Le gestionnaire de contacts

Le gestionnaire de contacts (capture d'écran d'illustration) permet de centraliser et de partager au sein d'un groupe de travail des coordonnées de contact de personnes ou d'entités morales. On retrouve dans cet outil les fonctions les plus utiles pour faciliter la gestion des contacts :

• possibilité de stocker les informations dans un annuaire LDAP ou dans une base de données ;
• possibilité de gérer des listes de diffusion en créant des groupes de contacts ;
• vue en liste et vue détaillée des contacts ;
• possibilité d'importer ses contacts depuis des gestionnaires tels Outlook ;
• possibilité d'intégrer automatiquement une carte de visite numérique (une signature au format vcard) ;
• possibilité de lier un contact à un autre élément du groupware, tel un rendez vous, ou bien un appel, donnant une dimension contextuelle au contact ;
• etc...

Le gestionnaire de calendrier

Le gestionnaire de calendrier (capture d'écran d'illustration) permet de gérer son propre calendrier ou bien de gérer le calendrier d'autres personnes qui vous en accordent l'autorisation (très pratique pour les assistant(e)s de direction ou les standardistes par exemple). On retrouve dans cet outil les fonctions les plus utiles pour faciliter la gestion des emplois du temps :

• possibilité de placer des rendez-vous récurrents ;
• possibilité de visualiser le planning en fonction des catégories d'emploi du temps (très utile pour visualiser rapidement une personne en congé) ;
• possibilité de cacher la nature du rendez-vous en le marquant privé (les gens savent que vous n'êtes pas disponible, sans aucune information supplémentaire affichée) ;
• possibilité de synchroniser son emploi du temps avec des appareils personnels portables conformes au protocole SyncML ;
• possibilité de chercher un créneau horaire de disponibilité pour planifier une réunion pour un ensemble de personnes ;
• possibilité de lier un rendez-vous avec un contact et une tâche, donnant une dimension contextuelle au rendez-vous ;
• possibilité de réserver une ressource pour la durée d'un rendez-vous ;
• etc...

La messagerie électronique

Le client de messagerie offre les mêmes fonctions qu'un webmail et peut compléter ou se substituer pour des usages légers à des clients de messagerie lourds, plus délicats à administrer. On retrouve dans cet outil les fonctions les plus courantes pour gérer efficacement une messagerie personnelle ou celle d'un groupe de travail :

• sélection du(des) destinataire(s) ou d'une liste de de diffusion depuis le carnet d'adresses ;
• intégration d'une signature (texte ou vcard) ;
• possibilité de transférer un email dans le gestionnaire de tâche pour une intégration dans les dispositifs de workflow et de délégation basés sur egroupware ;
• possibilité de s'abonner à des répertoires partagés de messagerie, permettant à un groupe de personnes de disposer d'une boîte de réception commune ;
• etc...

Le gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches (capture d'écran d'illustration) est l'équivalent numérique du PostIT®. On prend note de la tâche à effectuer, des informations sur un appel reçu ou bien un simple pense bête. Parfois on va le coller sur l'écran du destinataire final. Le gestionnaire de tâches reproduit ces fonctions et les enrichit avec une notion de contexte, notamment :

• possibilité de trier en fonction de la nature de la tâche, de son urgence, de son niveau d'accomplissement, etc ;
• possibilité de déléguer à un autre participant du groupware la tâche à effectuer ;
• possibilité de créer une sous-tâche ;
• possibilité de lier une tâche à un contact, un rendez-vous, etc, donnant une dimension contextuelle à la tâche (utile pour la délégation) ;
• etc...

Fonctions optionnelles activées à votre demande

Le logiciel eGroupware inclut de nombreuses fonctions supplémentaires qui peuvent s'avérer utiles pour l'exploitation de votre activité. Il peut être pertinent de les activer dès que les usagers se seront habitués aux fonction de base listées ci-dessus.

• Gestionnaire de projet : les tâches, contacts, rendez vous, et ressources peuvent être intégrées dans un projet et le gestionnaire de projet est un centralisateur de ces informations. Des fonctions avancées d'imputations budgétaires et de suivi des coûts réels, ainsi que la possibilité de générer des chartes de Gantt rendent cet outil très utile pour les personnes en charge de projets complexes et nécessitant une information centralisée et partagée.
• Gestionnaire de ressources : des ressources, tels des véhicules, des salles, etc peuvent être listées dans le gestionnaire de ressource. Différents profils gèrent ces ressources, permettant une granularité fine dans les droits de délégation. Les participants du groupware peuvent réserver une ressource en la gérant comme un rendez-vous à partir de leur calendrier.
• Pointeuse : la pointeuse est un outil tout simple et très efficace de gestion qui permet d'attribuer une fourchette horaire à une tâche ou à un projet. Ainsi, un avocat peut-il par exemple gérer sa facturation pour le temps qu'il passe sur un dossier particulier.
• Signets : le gestionnaire de signets permet de partager un ensemble de ressources utiles sur internet ou sur le réseau local. Par exemple, le groupe d'administrateur réseau peut partager des signets qui leur permettent d'accéder facilement aux différents éléments actifs de leur réseau pour les reconfigurer.
• Base de connaissances : La base de connaissance peut servir à recueillir des expériences concernant un sujet particulier. Les fonctions avancées de recherche permettent de retrouver facilement un article et d'y ajouter, droits permettant, des informations utiles supplémentaires.
• Gestionnaire d'incidents : le gestionnaire d'incidents permet de traiter un incident, depuis sa déclaration jusqu'à sa résolution en suivant un parcours prédéfini de validation, assurant ainsi un suivi qualité de la prestation de prise en charge de l'incident.