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Accompagnement à la migration
Migration des contacts utilisateur
Souvent, des contacts (adresses de messagerie, coordonnées téléphoniques et postales) sont stockés dans le client de messagerie de l'utilisateur. Pour pérenniser, voir améliorer l'exploitation de cette base de contact lors d'une migration au logiciels libre, il faudra l'extraire et la réimporter de manière judicieuse dans les nouveaux gestionnaires de contact.
En général, la meilleure méthode pour transférer des contacts depuis le gestionnaire de contacts est d'utiliser les fonctions d'exportation du gestionnaire de contact et de sauvegarder le fichier en .csv, ou bien .ldif ou .vcf pour les gestionnaires avancés et d'importer le fichier dans le nouveau gestionnaire de contacts, qui sera généralement un annuaire LDAP ou une base de données SQL (logiciel de suivi d'activité Egroupware, de gestion de contacts Vtiger ou de gestion commerciale TinyERP).
Le personnel d'une organisation qui n'a pas disposé d'une base centralisée de contacts aura tendance à stocker ses informations de manière peu organisée. Le prénom sera placé à la place du nom de famille, l'adresse de messagerie du contact à la place du nom de l'entreprise. En plus, la personne ayant ses contacts sur son poste mélangera contacts de nature privée et contacts professionnels, de nature à être partagée dans un groupe de travail.
Il se peut qu'il faille retravailler le fichier d'export pour replacer les champs au bon endroit et de manière à discerner les contacts de nature privée de ceux professionnels. Ce travail est manuel et l'acte de la personne.
Schéma général
Temps estimé pour la migration des contacts
Il est difficile d'estimer le temps que peut prendre la migration d'une base contact d'une organisation car l'opération dépend des facteurs suivants :
- qualité de la gestion des contacts par l'utilisateur
- nombre de contacts
- doublons dans les contacts professionnels et validité de l'information.
Pour exemple, une base d'environ 200 contacts avec les pires caractéristiques peut prendre une demi-journée de travail de saisie. En contrepartie, une gestion plus normalisée d'une base de contact d'entreprise génère un gain de productivité élevé (listes de diffusion communes, validité des données de contact, etc...).